Om indhold i e-mail

• Skriv præcist og korrekt - en mail dur ikke, hvis der er den mindste risiko for at den kan misforstås.
• Tilpas mailens længde til konversationstypen: Hvis du retter en kort forespørgsel, så gør mailen kort og præcist.
• Hold dig generelt så meget til emnet som muligt. Bland aldrig sidebemærkninger og andre emner i samme mail. Send det hellere som en separat mail. Det gør det muligt for modtageren at behandle dem adskilt.
• Skriv ikke en mail med lutter store bogstaver. Det er meget svært at læse - dog kan en kort stribe af store bogstaver understrege en vigtig pointe.
• Undgå overdreven brug af udråbstegn og spørgsmålstegn. !!!! ???? De opfattes meget forskelligt!!!!
• Brug korrekt grammatik og stavning. Elektronisk post er også kommunikation - dårlige ordvalg og fejlstavede breve er svære at læse og kan være meget forvirrende. Bare fordi elektronisk post er hurtigt behøver det ikke at betyde at man sjusker. De værste "sprogbøffer" forekommer ofte i elektronisk post. Hvis dine ord er vigtige nok til at skrive, så er det også vigtigt at skrive dem rigtigt.
• Elektronisk post er kommunikation med andre mennesker. Når du skriver et elektronisk brev, så læs det igennem, før du sender det, og spørg dig selv, hvordan du ville reagere på et sådant brev.
• Høflighed bør også gælde i elektronisk post. En tak pr. e-mail modtages lige så gerne som en mundtlig tak af de fleste.
• Lad være med at bruge e-mail til kritik og brok. E-mails egner sig ikke til kritik og negative budskaber. Konfliktløsning bør ikke finde sted pr. mail, men via personlige møder eller telefonsamtaler.
• Undgå at sende mails skrevet i arrigskab. Mails afsendt i et øjebliks ophidselse forværrer som regel blot situationen og fortrydes ofte senere. Fald ned og tænk lidt over det, før du starter en mailkrig. (Prøv at gå ud og lav en kop kaffe - det er utroligt, hvor meget man kan køle ned på så kort tid)

Om e-mail og tid

• Vær påpasselig med at sende interne mails til folk på ferie. Send kun mails der kan vente på svar/action til vedkommende kommer tilbage. Det er spildt arbejde hvis modtager besvarer gamle mails, som det viser sig er blevet uaktuelle.
• Det er muligt at tidsindstille emails i funktionen: indstillinger. Brug denne funktion ved fællesmails. Så undgår folk at skulle slette mails som er uaktuelle, når de eksempelvis kommer tilbage fra ferie.
• Forvent ikke omgående svar. Bare fordi du ikke får svar indenfor 10 min. betyder det ikke at personen ignorerer dig, og det bør ikke tages ilde op. Også med elektronisk post behandler man sin post, når man har tid.
• Tjek din e-mail på faste tider. F.eks. 4 gange dagligt - eller 1 gang i timen. Du spilder tid, hvis du konstant bliver forstyrret af indgående e-mails, når du sidder og arbejder. Du tjekker jo heller ikke din IRL-postkasse eller telefax i tide og utide.
• Man kan med rimelighed antage, at en mail tager et minut at skrive og et minut at læse. Hvor lang tid bruger du på at skrive mails dagligt - og hvor meget bruger du af andre folks tid, ved at sende dem e-mails?

Ved modtagelse og besvarelse af e-mails

Om afsendelse af e-mails